Polityka prywatności i cookies Subtide

Wersja 2026-10-14. Obowiązuje od 14 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Bartłomiej Radziszewski prowadzący działalność pod firmą Bartłomiej Radziszewski Scalaric, NIP 8722248185, wpisany do CEIDG. Adres do korespondencji: ul. Graniczna 92B, 32-085 Giebułtów. Kontakt w sprawach danych i usługi: [email protected].

Polityka obejmuje subtide.ai i app.subtide.ai. W odniesieniu do danych osobowych powierzonych nam w dokumentach i treściach klienta działamy na jego zlecenie, zgodnie z Umową powierzenia. Klient pozostaje odpowiedzialny za cele tego przetwarzania i poinformowanie osób, których dane przekazuje.

2. Dane i ich źródła

Przetwarzamy dane konta i kontaktowe, dane firmy i rozliczeń, role i zaproszenia w zespole, kryteria monitoringu, zapisane przetargi, rozmowy z asystentem, przesłane dokumenty i wyniki pracy oraz dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory i zdarzenia korzystania z usługi.

Dane otrzymujemy od Ciebie, osób zapraszających Cię do zespołu, dostawców logowania Google lub Microsoft oraz operatora płatności. Logowanie zewnętrzne przekazuje nam podstawowe dane profilu, w tym e-mail, nazwę i ewentualne zdjęcie. Informacje o firmach i postępowaniach pozyskujemy także z publicznych rejestrów, w szczególności BZP, TED, rejestrów GUS, KRS i wykazu podatników VAT, oraz stron zamawiających i platform przetargowych. Mogą one zawierać dane przedsiębiorców, reprezentantów i osób do kontaktu.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane konta są potrzebne do udostępnienia usługi, a rozliczeniowe — do zakupu. Nie wymagamy zgody na marketing ani analitykę do korzystania z Subtide.

3. Cele i podstawy prawne

• Zawarcie i wykonanie umowy z Tobą, obsługa konta, płatności, monitoringu i zapytań przed zakupem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obsługa osób działających w imieniu klienta, zaproszeń i korespondencji, bezpieczeństwo, diagnostyka, niezbędna analityka usługi, obrona roszczeń oraz udostępnianie i porządkowanie publicznych danych przetargowych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest prowadzenie, zabezpieczenie i doskonalenie usługi oraz umożliwienie wyszukiwania zamówień.
• Obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Opcjonalna analityka przeglądarkowa, nagrania sesji i pomiar reklam — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jeżeli uruchomimy wiadomości marketingowe, będziemy uzyskiwać wymagane zgody odrębnie. Powiadomienia o przetargach zamówione w aplikacji są częścią usługi.

4. AI i analityka

OpenAI przetwarza treści potrzebne do analizy, wyszukiwania i pracy asystenta, w tym odpowiedni kontekst firmy, rozmowy i dokumenty. TypeSafe AI, Inc. (Jev) otrzymuje kryteria monitoringu i teksty ogłoszeń do wstępnego dopasowania. Dostawcy nie wykorzystują tych treści do treningu modeli. Mogą je przechowywać na potrzeby obsługi i bezpieczeństwa usługi.

Dopasowanie przetargów może stanowić profilowanie, jeżeli dotyczy danych osoby fizycznej. Wyniki są rekomendacjami; nie podejmujemy na ich podstawie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

PostHog służy do diagnostyki i analityki usługi. Otrzymuje zdarzenia, błędy, statystyki AI i wybrane zapytania oraz odpowiedzi AI, powiązane z kontem, e-mailem i organizacją. Ta diagnostyka działa na podstawie uzasadnionego interesu, niezależnie od zgody na cookies; możesz wnieść sprzeciw. Nie obejmuje treści rozmów asystenta ani analizy dokumentów.

5. Odbiorcy i transfery

Korzystamy z Hetzner (hosting aplikacji), Cloudflare (strona, pliki i środowisko wykonawcze), OpenAI i TypeSafe (AI), Resend (e-mail), Stripe (płatności), PostHog (analityka i diagnostyka), Google i Microsoft (logowanie) oraz Google i Meta (narzędzia analityczne lub reklamowe opisane poniżej). Dane mogą otrzymywać także upoważnieni współpracownicy, księgowość, doradcy i organy uprawnione przepisami. Treści zespołu są dostępne jego uprawnionym członkom. Nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych.

PostHog przechowuje dane naszego projektu w UE. Korzystanie z dostawców międzynarodowych może jednak oznaczać przetwarzanie lub dostęp spoza EOG, w szczególności z USA. Stosujemy odpowiednie dla danego transferu mechanizmy RODO: decyzję o adekwatności, w tym EU–US Data Privacy Framework tylko w zakresie objętym ważną certyfikacją odbiorcy, albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacje o zabezpieczeniach i ich kopię uzyskasz przez [email protected].

6. Cookies i podobne technologie

Niezbędne cookies obsługują logowanie i ustawienia usługi. Wybór zgód obowiązuje na stronie i w aplikacji przez 12 miesięcy.

W przeglądarce dopiero po zgodzie na odpowiedni cel uruchamiamy Google Analytics 4 i PostHog (analityka) oraz Google Ads i Meta (pomiar reklam). Zgoda na analitykę obejmuje nagrania korzystania z aplikacji: kliknięć, przewijania i nawigacji. Maskujemy pola formularzy i dane konta oraz wyłączamy z nagrań treść rozmów, dokumentów i prywatnych plików. Na stronie nie nagrywamy sesji.

Po zgodzie możemy powiązać aktywność przeglądarki z kontem. Do pomiaru rejestracji Google i Meta otrzymują identyfikator zdarzenia, bez adresu e-mail.

Zgodę zmienisz lub wycofasz przez „Ustawienia cookies” w stopce albo Ustawienia → Moje konto. Po wycofaniu usuwamy dostępne nam cookies śledzące. Nie usuwa to wcześniejszych danych ani nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Podstawą zasad dostępu do urządzenia jest art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

7. Przechowywanie

Dane konta i zespołu przechowujemy przez czas świadczenia usługi. Rezygnacja z płatnej subskrypcji pozostawia konto bezpłatne. Po zamknięciu konta lub przestrzeni usuwamy odpowiednie dane operacyjne w ciągu 30 dni; ograniczone kopie zapasowe wygasają najpóźniej w ciągu 90 dni od zamknięcia. Zlecamy również usunięcie danych u podmiotów przetwarzających; niektóre dane bezpieczeństwa mogą podlegać odrębnym, obowiązkowym okresom przechowywania.

Zwykłe logi techniczne przechowujemy do 90 dni, nagrania sesji do 30 dni, a identyfikowalne zdarzenia analityczne i diagnostyczne treści AI do 12 miesięcy. Zapytania niezakończone umową — do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu. Dłużej zachowujemy tylko dane potrzebne do udokumentowania konkretnego incydentu lub roszczenia, do jego zakończenia i upływu właściwego terminu przedawnienia. Dokumentację podatkową przechowujemy przez okres wymagany prawem, co do zasady pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dane z publicznych źródeł przechowujemy, dopóki są potrzebne do wyszukiwania, historii i analiz zamówień; okresowo oceniamy ich przydatność i zakres. Usunięcie konta nie usuwa automatycznie niezależnej bazy publicznych postępowań.

8. Twoje prawa

Na zasadach RODO możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, wycofać zgodę oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym profilowania. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO. Napisz na [email protected]; odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca. Gdy działamy na zlecenie klienta, przekazujemy mu żądanie i pomagamy w jego realizacji.

9. Zmiany

Aktualną politykę publikujemy pod subtide.ai/privacy z datą obowiązywania. O istotnych zmianach informujemy w aplikacji lub e-mailem. Zmiana polityki nie zastępuje zgody, jeśli jest ona wymagana dla nowego celu.